營運管理 · Cowork Invoice Chaser
把沒收到的尾款一筆筆追回來
對完帳算出誰欠你多久，再把催款信草稿一起寫好
案子交了三個月，尾款還躺在那裡。你不好意思一直問，又怕問了傷感情，結果每個月底才想起來還有幾筆沒收，回頭翻對帳單又翻不出到底是誰沒付。
這是什麼
把開出去的請款單和銀行入帳紀錄丟給它，它會一筆一筆核對，算出每個客戶欠了多久、欠多少，再依逾期天數寫出語氣不同的催款信草稿。金額對不起來的先另外列出來讓你自己判斷，不會亂催。信只寫草稿，寄不寄、什麼時候寄，都還是你決定。
- 把每張請款單的客戶、金額、開立日、付款期限抓出來，和銀行入帳一筆筆對起來
- 做出一張帳齡表：還沒到期、逾期一到三十天、三十到六十天、六十天以上分開列
- 金額對不上、或有一筆入帳看起來很像但不確定的，單獨列成待確認，不會自動當成沒付
- 依逾期天數寫出四種語氣的催款信草稿，從善意提醒到最後通知，全部只存草稿不寄出
- 同一個客戶就算欠三筆也只寫一封信，不會一個早上連發三封把關係搞僵
- 標出付款習慣變了的客戶：一向準時的人突然拖一個月，那是關係訊號不只是一筆帳
什麼時候用得上
設計接案公司的季末對帳
工作室手上同時跑八個案子，有的訂金尾款分兩期，有的簽約後分三期。季末要對帳，發現有兩筆客戶其實早就匯了，但備註打成公司簡稱，翻對帳單根本認不出來。把請款單資料夾和網銀匯出的入帳明細一起給它，很快就對出真正還沒收的只有三筆，其中一筆已經逾期七十天。
不敢開口催的那筆老客戶尾款
合作五年的老客戶，這次拖了快兩個月。直接打電話問怕尷尬，不問又卡著現金流。把這個客戶標成重要客戶，它寫出來的信不會用制式催收語氣，而是提一次金額和匯款資訊，再問一句大概什麼時候方便處理。你看過覺得可以，複製到信箱自己寄，語氣拿捏的部分不用再想半小時。
每週固定盤一次應收帳款
以前是月底才發現有帳沒收，發現時已經逾期五十天，追起來很硬。改成每週固定跑一次，新入帳的自動勾掉，逾期天數往前推一格的就換一種語氣的草稿。同一筆帳不會在同一個階段被追兩次，你打開來只要決定哪幾封要寄、哪幾筆要打電話，五分鐘結束。
怎麼用
- 01
先把請款單和入帳紀錄放在一起
開一個資料夾，把開給客戶的請款單或報價確認單放進去，格式不用統一，PDF、Word、掃描檔都可以。再從網銀匯出這段期間的入帳明細，或是把綠界、藍新的撥款報表一起放進去。資料越完整，它對得越準；缺的部分它會直接告訴你缺什麼，不會自己編。
- 02
告訴它每個客戶的關係分級
講一句話就好：哪幾家是不能得罪的重要客戶、哪幾家是一般往來、哪幾家是每次都要催三輪的。分級會直接影響信的語氣，重要客戶就算逾期六十天，也不會收到制式催收信。另外把付款條件講清楚，例如月結三十天或驗收後付款，逾期天數才算得對。
- 03
先看帳齡表和待確認清單
它會先給你一張表：總共還有多少沒收、平均拖幾天、最大的三筆卡在誰身上。旁邊另外一欄是它不敢下判斷的，例如有一筆匯款金額少了三百塊，可能是客戶自己扣了匯費、也可能是別的案子。這欄一定要你自己看過再決定，這種帳它絕對不會寫催款信。
- 04
逐封看過草稿，自己決定寄誰
草稿依逾期天數分四種語氣：快到期的是善意提醒、剛逾期的當作對方漏看、拖一個月以上的直接問付款日、超過九十天的用最後通知的語氣，並提醒你考慮要不要走法律程序。你可以逐封改，也可以叫它把某一封寫軟一點。改完自己複製到信箱寄出，它不會、也不該替你按送出。
實際對話長這樣
我是設計接案工作室，手上有一個資料夾放今年開給客戶的請款單，另外有一份網銀匯出的入帳明細。請幫我：一、把每張請款單和入帳一筆筆核對，做出帳齡表，分成未到期、逾期三十天內、三十一到六十天、六十一到九十天、九十天以上。二、金額對不起來或不確定的另外列一區，不要當成沒付。三、還沒收到的每個客戶各寫一封催款信草稿，同一個客戶只寫一封，把所有欠款列在裡面；合作五年的那家是重要客戶，語氣要客氣。所有信都只出草稿，不要幫我寄出。
你會拿到一張帳齡表：總共還沒收多少、平均逾期幾天、最大的三筆卡在誰身上；一份待確認清單，例如某筆匯款少了三百塊，疑似被扣匯費；還有四封分開的催款信草稿。逾期十二天的那封只輕輕提一下金額和匯款帳號，逾期七十天的那封會直接問哪一天可以付、並提議通個電話。最後附一段本週摘要：這週收到哪幾筆、還沒收的比上週少多少、誰的付款習慣變了。
幾個實用技巧
- 信一律只出草稿。催錯一個已經付款的客戶，賠掉的信任比那筆帳貴多了，寄出前一定自己看過。
- 滯納金只有合約或請款單上真的寫了才能提。沒寫卻在信裡講違約金，反而變成你理虧。
- 要每週自動重跑得用有排程功能的付費方案；平常對話裡它不會自己醒來，得你開口叫它跑這週的。
- 入帳明細記得把客戶名稱那欄一起匯出。只有金額和日期，它對不出是誰付的，待確認清單會爆掉。