文件整理 · AI Meeting Notes
會議亂筆記變待辦清單
開完會的潦草筆記貼進去，變成誰要做什麼、哪一天要交的清單
開完會大家都說知道了，一週後沒人記得誰要交什麼。你筆記本上一堆沒頭沒尾的字，重看還要再想一次當時在講什麼。
這是什麼
開會時隨手打的片段、線上會議轉出來的逐字稿、LINE 群組裡討論到一半的對話，整包貼進去就好。它會給你一段摘要、一份編號的待辦清單，每一項寫明誰負責、哪一天交，還會把當天拍板的決定跟沒結論的問題分開列。清單可以挑幾項加進長期追蹤，之後問一句就知道哪些逾期。
- 把亂七八糟的筆記收成兩三句摘要，一眼看懂這場會在講什麼
- 抓出每一件要做的事，標上負責人跟期限，沒講期限的標成待定
- 當天拍板的決定跟還沒結論的問題分開列，下次不用再吵一遍
- 逐字稿、往返信件、群組對話、影片字幕檔都吃得下，不用先整理格式
- 每場會各存一份，之後可以問上次那件事怎麼決定、某個人手上還有哪些
- 挑幾項加進長期待辦，之後問一句就知道哪些逾期、哪些今天到期
什麼時候用得上
跟代工廠開完會之後
兩小時的打樣會議，筆記本上是十幾行片段。貼進去之後變成八條待辦：業務三天內回瓶身報價、你週五前給標籤稿、對方下週提供成分表。每一條都有人有日期，會後直接貼進 LINE 群組，不用再自己重打一次。
客戶提案的會後追蹤
設計案討論完，客戶在會中丟了七八個修改想法，有些當場就否決了。整理後決定跟未決分開，你回信只寫確定的那四項，避免下次客戶說「上次不是講好要改成藍色」。錄音轉出來的逐字稿也能直接貼。
一個人的每週盤點
小工作室沒有專案管理工具，事情全散在 LINE 群組。每週把群裡的討論複製下來整理一次，累積成一份待辦。週一問一句哪些逾期，它列出來，不用自己往上翻三百則訊息回想上週答應了什麼。
怎麼用
- 01
筆記直接貼不用整理
不用先分段、不用補標點，會議中打的片段、錄音轉出來的逐字稿、群組對話複製貼上都可以。只要跟它說幫我整理成待辦清單，它會自己判斷這是哪一種內容再處理。筆記只有幾行也沒關係，它就有的部分整理，缺的地方會標出來問你。
- 02
先補上人名跟日期
筆記裡如果只寫了「下週處理」，它就照樣標成下週。整理完先掃一遍清單，把模糊的期限改成明確日期、沒有負責人的補上名字。這一步花兩分鐘，之後追進度才有依據，不然一個月後回頭看，還是一樣不知道誰該交什麼。
- 03
挑重要的加進追蹤
整理完它會問要不要把哪幾項加進長期待辦。不用全加，挑真的會忘記的三五項就好，加太多之後你就不會打開來看了。加進去之後隨時可以問哪些逾期、哪些今天要交、某個人手上有哪幾件，不用自己維護一張表。
- 04
隔天再問一次進度
每天早上問它一句今天有什麼要交，它會分成逾期、今天到期、這週內、沒設期限四塊列出來。做完的直接跟它說第幾項完成了，它會歸檔。累積幾週之後，回頭問某個客戶的案子談過什麼也查得到，比翻舊筆記快。
實際對話長這樣
這是今天跟代工廠開會的筆記，很亂，時間順序也是跳的。請幫我整理成三個部分：兩三句的會議摘要、編號的待辦清單（每一項寫清楚誰負責、期限是哪一天，沒講期限的標成待定），以及當天確定的決定和還沒有結論的問題。整理完直接問我要把哪幾項加進待辦追蹤。
上方是會議標題跟日期，接一段三句摘要。中間是編號待辦：第一項寫著業務阿哲週三前回瓶身報價、第二項是你週五前交標籤稿。下面列出當天拍板的兩個決定跟一個沒結論的問題。最後問你要把哪幾項加進追蹤，回一句「全部」或「一、三、五」就好。
幾個實用技巧
- 它不會自己進去會議裡錄音，逐字稿或筆記要你先貼給它，錄音檔得另外轉成文字。
- 不用另外訂閱付費服務，但客戶名字、報價這類內容會送進 AI，敏感的先自己刪掉。
- 同一個人前後叫法不一致（阿哲、哲哥、王先生）會被當成三個人，先統一講法。
- 加進追蹤的項目控制在十項以內，太多就變成另一張沒人打開的清單。