文件整理 · Financial Document Parser
發票收據整理成分類明細
一疊收據帳單丟進去，變成分類好的明細表，順便揪出重複扣款
每個月底一疊收據攤在桌上，一張一張打進試算表打到半夜，打完還不確定有沒有漏，記帳士那邊又在催。
這是什麼
把發票、收據、信用卡帳單、銀行對帳單拍照或存成檔案丟給它，它會一筆一筆讀出日期、對象、品項、金額，照包材、軟體訂閱、運費、廣告費這些類別分好，算出每一類多少錢。同時標出每月固定扣的訂閱、重複入帳的款項，還有金額特別大的那幾筆，最後給你一份可以直接貼進試算表的明細。
- 認得出發票、收據、請款單、信用卡帳單、銀行對帳單，各抓各的重點欄位
- 一筆一筆讀出日期、店家、品項、單價、稅額和總額，金額照原樣不四捨五入
- 照包材、軟體訂閱、差旅、運費、廣告、外包費用等類別歸類並統計金額
- 找出每月固定扣款的訂閱、同一筆重複入帳、金額異常大的支出，各標一區
- 帳號和卡號只留末四碼，不把完整號碼寫進報表裡
- 整理成可以直接貼進試算表的格式，寄給記帳士或自己對帳都能用
什麼時候用得上
月底跟記帳士對帳
一個月三十幾張進項發票加運費單，以前手打要兩個晚上。整批丟進去，出來是一張分類明細：包材多少、廣告多少、物流多少，貼進試算表就能寄給記帳士。有兩筆同一家廠商同日同金額被標成疑似重複，回頭一查真的請了兩次款。
查每個月被扣的訂閱
公司信用卡帳單拉半年出來丟進去，它列出十一筆每月固定扣款的訂閱，其中兩套設計軟體早就沒在用，一年多繳一萬多。這種東西不整批看不容易發現，帳單上就一行小小的英文，金額又不大，每次都翻過去了。
電商平台的撥款對帳
蝦皮跟 momo 的撥款明細格式不一樣，一邊一邊比很花時間。把兩邊的對帳單、綠界的入帳紀錄一起丟進去，讓它算出每個平台這個月實收多少、扣了多少手續費，再跟銀行入帳金額核對，差額多少一次看到。
怎麼用
- 01
一次丟一整批進去
不用一張一張處理。同一個月份的發票、收據、對帳單放在一起，掃描檔、拍的照片、下載的檔案混著也可以。跟它說這是幾月份的、要整理成分類明細就好。紙本拍照時把整張拍進去，角落被切掉的金額它讀不到，就會漏一筆。
- 02
先講好你自己的分類
它預設的類別是通用的，跟你記帳的分法不見得對得起來。第一次先告訴它你習慣怎麼分，例如包材、代工、平台手續費、廣告費、外包設計。之後每個月都用同一套，跨月比較才有意義，記帳士收到也不用每次重新問，這五分鐘值得花。
- 03
看它標出來的那幾筆
報表最後會有一段是需要注意的項目：疑似重複入帳、金額特別大的、看不清楚讀不出來的。這幾筆一定要自己核一次，尤其讀不清楚的那些，它會誠實標出來而不是猜一個數字。總額對不上的時候，先從這一區查起。
- 04
明細匯出給記帳士
跟它說要轉成可以貼進試算表的格式，欄位用日期、對象、摘要、類別、金額、可否列帳。貼進試算表軟體再存成檔案寄出去。每個月固定同一套欄位，記帳士收到就不用再回頭問你這筆是什麼，來回一趟信就省下來了。
實際對話長這樣
這裡是六月份的進項發票、運費單跟公司信用卡帳單，一共二十八張。請幫我整理成一份明細表，欄位要有日期、廠商、摘要、金額、稅額和費用類別；類別請用包材、代工、物流、廣告投放、平台手續費、雜支這六種。另外幫我把每月固定扣款的訂閱、疑似重複的入帳、還有單筆超過三萬的支出各列一區，最後給我可以直接貼進試算表的格式。
先是一張總表，六類各多少錢、佔比多少，總計金額跟你自己加的對得起來。接著是二十八筆逐筆明細，每一筆有日期、廠商、摘要、金額和類別。最後三小塊：四筆每月訂閱共兩千八、一組疑似重複的請款、兩筆讀不清楚要自己確認的。下面附上可以直接貼進試算表的整理格式。
幾個實用技巧
- 它讀不清楚的地方會標出來、不會亂猜，但金額還是自己抽幾筆核對過比較安心。
- 不用另外買辨識服務或付費訂閱，但發票和帳單會送進 AI 處理，卡號帳號建議先塗掉。
- 這是幫你整理明細，不是報稅，能不能列帳、稅務怎麼認列還是要問記帳士。
- 模糊或反光的照片辨識率差很多，用掃描的，或平放、光線均勻再拍。