文件整理 · File Organizer
電腦檔案自動分類整理
下載資料夾八百個檔，一次歸位
下載資料夾滾到八百多個檔，要找上個月客戶傳的報價單，只能用眼睛從頭捲到尾。
這是什麼
這個技能會先掃過你指定的資料夾，統計裡面有什麼檔、多久沒動過、哪些重複，再提一套資料夾結構讓你確認，然後照著搬移和重新命名。它不是只看副檔名，會參考檔名、內容和日期判斷該放哪。刪任何東西之前一定先問過你，也可以順便把規則寫成一頁，讓同事照著放。
- 盤點資料夾現況：幾個檔、多大、哪些類型、最舊的是哪一年
- 用檔名和內容判斷該放哪，不是只看副檔名亂丟
- 抓出重複檔案，列出各版本大小與修改日期，建議留哪個
- 把半年以上沒動過的挑出來，建議封存而不是直接刪掉
- 統一命名規則，例如全部改成「2026-03-15-客戶名-提案.pdf」
- 訂出共用資料夾規則，寫成一頁說明讓同事照著放
什麼時候用得上
下載資料夾大爆炸
下載資料夾裡混著客戶傳的報價單 PDF、廠商商品圖、安裝程式，還有一堆「報價單-最終版 (2).pdf」。叫它整理，它會分成工作、個人、安裝檔、封存幾大類，把「(2)」「-副本」這種下載殘留的字尾清掉，散在桌面的漏網之魚也一併撈回來歸位。
客戶稿件找不到最新版
設計工作室接案兩年，客戶資料夾長成「阿明公司」「阿明公司-新」「阿明公司-新-確認版」三個並存，改到一半的 AI 檔還散在桌面。請它先分析再重建：進行中和已結案分開、統一改成「客戶名-案件名-日期」、結案的照年度封存，之後回頭找舊稿不用猜哪個才是最新版。
商品圖版本一團亂
電商拍一次商品出好幾百張圖，修圖前後、不同尺寸、蝦皮上架用和廣告用的版本全堆在一起，要找一張主圖得一張張點開看。叫它照商品和用途分類、順便比對重複檔，它會列出每組重複的路徑、大小、修改時間並建議留哪張，你逐組確認後才刪。
怎麼用
- 01
先挑一個資料夾下手
別一開始就叫它整理整台電腦。挑最痛的地方下手，例如下載資料夾或桌面，先跑一次看結果合不合你的邏輯。範圍小、看得懂、出錯也好還原，建立信任之後再擴大到專案或公司共用資料夾。
- 02
講清楚你的分法
告訴它工作跟私人要分開、哪些是進行中的案子不能動、多久沒碰算舊檔可以封存。講得越具體，它猜錯的機會越低。沒特別交代的話，它會先問你要照類型、客戶還是日期分。
- 03
看過計畫再放行
它會先給你一份整理計畫：現在的狀況、打算建立的資料夾結構、哪些檔案會搬去哪、哪些它拿不定主意要你決定。這時候可以直接叫它改，例如「照片不要動」「封存門檻改成一年」，確認完再讓它執行。
- 04
重複檔逐組確認
要清重複檔就明講。它會列出每一組的完整路徑、檔案大小和修改時間，並建議留哪一份。刪除前一定會問你，不會自己動手。建議先請它只列清單不要刪，你自己掃過一遍再決定。
實際對話長這樣
幫我整理下載資料夾，工作檔案跟私人的分開，安裝程式另外放，三個月以上沒開過的丟封存，順便找出重複的檔案列給我看，先不要刪。
它先回報現況：「812 個檔、23.4 GB，PDF 214 個、圖片 389 個，最舊的是 2023 年 5 月」，再提出工作／私人／安裝檔／封存／待決定五類讓你確認。放行後開始搬，把「報價單-最終版 (2).pdf」這種名字清乾淨，並列出 23 組重複檔（3.8 GB）讓你逐組決定去留，最後給你一張新的資料夾樹狀圖和一頁命名規則。
幾個實用技巧
- 整理雲端同步資料夾（Google Drive、Dropbox）前先暫停同步，不然大量搬移會觸發整批重新上傳。
- 刪除永遠自己來。請它「只列出重複檔案清單，先不要刪」，你掃過一遍確認沒有誤判再動手。
- 進行中的專案和公司共用資料夾先講明「不要動」，避免正在改的檔案被搬進封存區。