文件整理 · Invoice Organizer
發票收據自動整理歸檔
一堆亂檔發票，變成會計要的那張表
報稅前一晚翻出上百張帳單，檔名全叫 invoice(3).pdf 跟 IMG_2847.jpg，只能一張張點開看金額。
這是什麼
它會逐一打開資料夾裡的 PDF 帳單、掃描檔和手機拍的收據，讀出日期、廠商、單號和金額，統一改檔名並依年度、費用類別分好資料夾，最後給一份 CSV 進項憑證明細，欄位能照你記帳軟體的匯入範本排，寄給記帳士或直接匯入都行。你只要看過它列的計畫、點頭放行。
- 讀 PDF 帳單、掃描檔和手機拍的收據，抓出日期、廠商、金額
- 把 IMG_2847.jpg 改成「2026-03-15 全家 - 文具」這種看得懂的檔名
- 依年度、費用類別（廣告、印刷、軟體、差旅）或廠商自動分資料夾
- 產出 CSV 進項憑證明細，欄位可照記帳軟體的匯入範本排
- 讀不出金額或日期的檔案放進「待確認」資料夾，不會亂猜
- 比對出重複下載的同一張帳單，只留最清楚的一份
什麼時候用得上
報稅前的收據山
五月報稅前，記帳士要你把去年的費用憑證整理好。資料夾裡有 Meta 廣告帳單、蝦皮平台服務費明細、印刷廠請款單，還有一堆手機拍的計程車收據，檔名一半是 invoice.pdf、一半是 IMG_2847.jpg。一句話交代下去，它全部讀過一遍、重新命名分類，再附上加總好的 CSV 明細，記帳士收到就能直接用。
每月憑證歸戶
電商每個月的憑證來自四面八方：momo 抽成明細、蝦皮廣告收據、物流月結單、包材進貨發票。以前一張張開起來抄進 Excel，抄到眼花還會漏。改成每月底叫它跑一次，直接吐出「軟體訂閱 8,472 元、包材 12,300 元、平台費 34,915 元」的分類小計，再附一份能匯進記帳軟體的 CSV。
三年舊帳一次歸位
設計工作室接案久了，三年的客戶請款單、外包設計師的收據、雲端軟體年費全混在同一個「帳務」資料夾裡，想查某個客戶去年付了多少要找半天。叫它照「年度／客戶」重建結構、統一檔名，之後查帳直接看資料夾名稱就找得到，不用再靠記憶力翻。
怎麼用
- 01
把檔案集中到一個資料夾
先在電腦開一個資料夾，例如桌面的「發票待整理」，把 Email 附件、下載的 PDF、手機傳過來的收據照片全丟進去。檔名多亂都沒關係，就是拿來整理的；重點是集中在同一個地方，它才知道處理範圍在哪裡。
- 02
說清楚你要怎麼分類
開口時直接講分類方式：照年度、照費用類別、照廠商還是照客戶。沒講它會先問你，也可以請它用預設的「年度／類別／廠商」三層結構。同時可以指定檔名要不要加發票號碼，以及 CSV 的欄位順序要照哪套記帳軟體的匯入格式。
- 03
先看計畫再放行
它會先列一份整理計畫：抓到幾個檔案、打算建哪些資料夾、舊檔名會變成什麼新檔名，並挑幾個範例給你看。這時候可以叫它改分類邏輯，或指定哪些檔案不要動。確認沒問題再說「開始」，它才會真的動手搬。
- 04
拿 CSV 匯進記帳軟體
跑完會生出一份 CSV，欄位有日期、廠商、單號、品項、金額、類別、檔案路徑，用 UTF-8 存檔，Excel 打開不會亂碼，也能直接匯進記帳軟體。順手檢查「待確認」資料夾，那些多半是拍太糊或掃描歪掉的收據。
實際對話長這樣
桌面「發票待整理」資料夾裡有去年一整年的帳單跟收據，幫我讀出日期、廠商、金額，統一改檔名、照年度和費用類別分好，最後給我一份可以匯進記帳軟體的 CSV 明細。
它先掃過資料夾回報「找到 147 個檔案，PDF 98 個、照片 49 個」，接著列出整理計畫給你確認。放行後建立「2025／廣告投放／Meta」這類資料夾，把 invoice(12).pdf 改名成「2025-03-15 Meta - 廣告費.pdf」搬進去，原始檔另留一份備份。最後產出 invoice-summary.csv，含日期、廠商、金額、類別，另有 6 個讀不出來、要你自己看一眼的檔案。
幾個實用技巧
- 第一次跑先叫它「複製不要搬移」，原始檔留著。確認分類邏輯合你的習慣，第二次再讓它直接搬。
- 手機載具的消費明細，先到財政部電子發票整合服務平台匯出 CSV 再交給它，比拍照準；加密的發票 PDF 記得先另存無密碼版。
- 別等年底才整理，設個月底跑一次的習慣；會計憑證依法至少留 5 年，原始檔記得跟著年度資料夾一起備份。