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會議逐字稿變待辦清單
開完會別憑印象，逐字稿直接變待辦
開完會大家各記各的，客戶答應了什麼、誰該交什麼全靠印象，兩小時錄音沒人想重聽，下次開會又從頭吵一遍。
這是什麼
把會議逐字稿丟給 AI，它會拆成三份東西：一份待辦清單（誰負責、什麼時候前要交）、一份待確認問題清單（客戶講得模稜兩可、規格還沒定案的地方），還有一份溝通習慣統計（你講了幾成時間、打斷幾次、哪一句該直說卻繞了三圈）。每一條都附上逐字稿原句與時間點，開完會十分鐘就能發追蹤信。
- 把逐字稿整理成待辦清單：誰負責、做什麼、什麼時候前要交
- 抓出客戶講得模稜兩可、規格還沒定案的地方，列成待確認清單
- 每一條都附上逐字稿原句與時間點，回頭對帳時有依據
- 統計你講了幾成時間、打斷別人幾次、全場問了幾個問題
- 標出你想拒絕卻用「可能」「大概」包起來的句子，並改寫成該講的版本
- 一次讀整個資料夾，比對不同月份的會議看習慣有沒有真的改變
什麼時候用得上
提案完的追蹤信
設計工作室提完案，客戶回一句「我們再研究看看」就沒下文。把逐字稿丟進去，AI 列出客戶其實問過三件事：交期能不能提前兩週、報價含不含商品頁配圖、金額是否含稅。當天就照這三點發追蹤信、附上對方原話，比乾等一週再打電話去問有用得多。
跟代工廠談採購價
跟代工廠談年度採購價，談了四次都卡在同一個數字。四份逐字稿一起分析，AI 指出你每次提降價都排在會議最後五分鐘，而且前面已經先答應對方三個要求。報告同時標出對方鬆口的兩個時間點與原句，下一輪開場就直接談價格，讓步留到最後，手上才有籌碼。
小團隊週會檢查
三個人的週會，主管總覺得同事都不太講話。統計出來：你一個人講了 72% 的時間，別人平均開口 40 秒就被你接話，全場只問了兩個問題。報告列出被打斷的五個時間點與原句，隔週改成先問再講，待辦清單也從你一個人認領，變成三個人各自帶走一項。
怎麼用
- 01
先把逐字稿放同一個資料夾
Zoom、Google Meet、Teams 都能匯出逐字稿，.txt／.vtt／.srt 都吃得下，Otter、Fireflies 這類工具也能批次下載。檔名建議統一成「2026-07-15 A 客戶季度會議.txt」，AI 才排得出先後順序，之後要比對也才對得起來。
- 02
告訴 AI 你是哪一位
逐字稿裡的講者標籤常常是英文名或 Speaker 1，開頭先講一句「我是逐字稿裡的 Speaker 2，客戶是 Speaker 1」。不然它會把全場所有人的發言混在一起算，待辦落到誰頭上也分不清楚，結論等於白看。
- 03
一次只問一件事
「分析我的溝通模式」太籠統，回來的會是四平八穩的廢話。先問「整理出這場會的待辦與待確認事項」，拿到清單後再問「找出我該拒絕卻講得模稜兩可的段落」，一次鎖定一件事，才會挖出具體的句子跟數字。
- 04
隔月再跑一次做比對
每個月的逐字稿分資料夾放，隔一季叫 AI 比對兩個資料夾，就能看到打斷次數從八次降到三次、待辦漏接從五件變一件這種具體變化，比自己憑感覺判斷有沒有進步可靠得多。
實際對話長這樣
這個資料夾裡是我這三個月跟客戶的提案會議逐字稿，幫我整理成待辦清單跟待確認事項，每一條附上是誰、在哪一段講的原句。
AI 會先回報讀到幾個檔案、涵蓋哪段期間，再分三塊給你。第一塊是待辦清單：誰負責、做什麼、對方期待什麼時候前完成，每條附會議名稱、時間點與逐字稿原句。第二塊是待確認事項，例如「客戶說預算再看看，金額沒定案」這種懸著沒結論的地方。第三塊是溝通統計：發言佔比、提問數、該直說卻繞圈的句子與改寫版，最後給三到五個下次開會就能做的調整。
幾個實用技巧
- 錄音檔本身不能直接分析，要先用會議軟體或轉錄工具產出逐字稿；沒有講者標籤的話，AI 分不出哪一句是你講的。
- 客戶會議逐字稿含報價與商業機密，建議放本機資料夾處理，不要上傳到來路不明的線上轉檔網站。
- 待辦清單整理完，當天就照著發一封確認信給客戶，白紙黑字回一句「就照這樣」比逐字稿更有效。