營運管理 · planning-and-task-breakdown
大專案拆成排好順序的小任務
專案大到不知道從哪開始時，幫你排先後、切小塊、標檢查點。
每次接大案子都一樣：前兩週不知道要幹嘛，最後一週全部擠在一起趕，然後發現有件事忘了做，整條卡住。
這是什麼
一個十件事纏在一起的專案，它會先看誰卡誰，把不能同時做的排出先後，再切成一次做得完的小任務。切法很重要：不是先把所有照片拍完再全部寫文案，而是先讓一支商品完整走到能賣，走通了再複製到其他支。每兩三個任務之間插一個檢查點，錯了當場發現。
- 找出誰卡誰：哪件事沒做完，後面三件都動不了
- 把工作切成一次做得完的小塊，太大的直接叫你再拆
- 一次只走通一條完整流程，而不是每個環節都做一半
- 每個任務都寫上「怎樣算做完」，不是做了就算，是驗過才算
- 每兩三個任務插一個檢查點，順便讓你決定要不要繼續
- 標出哪些事可以同時發給不同人做，哪些一定要排隊
什麼時候用得上
官網改版排不出先後
你要改版公司網站：換版型、重寫文案、補作品集、接客服聊天、還要顧搜尋排名。它會告訴你版型沒定案，文案怎麼寫都是白寫；作品集跟搜尋排名這兩條互不相干，可以一起開工。排完你會拿到一張有先後的清單，第一週該做什麼很清楚。
新賣場從零開到能出貨
要開一個新的蝦皮賣場。它不會叫你先把四十支商品的照片全部拍完，而是先讓一支商品完整跑到有人下單、能出貨、能對帳。這一條走通了，你才知道哪個環節會卡，再複製到剩下三十九支，中間少走很多冤枉路。
三個人分工卻常常撞在一起
你、一個設計、一個小編。它會標出哪些事三個人可以同時做，例如設計出圖、小編寫貼文、你去談合作；哪些一定要等，例如定價沒定就不能寫文案。也會標出「這兩個人要先講好尺寸格式再各自開工」的那幾件。
怎麼用
- 01
把整包事情一次講完，不要只講一半
它排順序的能力來自看到全貌。所以連「這件要等客戶回覆」「那台機器月底才到」都要講。講一半的話，它排出來的順序看起來很漂亮，但實際做到第二天就卡住。人力和時間限制也一起講，例如「只有我跟一個工讀生，兩個月內要好」。
- 02
先看它畫出來的先後關係對不對
它會先告訴你哪件事卡著哪件事。這一步你一定要看，因為只有你知道自家的實際狀況，例如「文案其實可以先寫，反正版型不影響字數」。糾正它一次，後面整張表都會跟著調整，比事後發現順序錯好太多，也不用整份重排。
- 03
檢查有沒有任務大到做不完
看到「建置會員系統」這種一整條的任務，直接說太大請再拆。好的任務大概是一個下午做得完、做完有東西可以給人看，例如「會員註冊頁做好、能填能送出」。太大的任務最後都變成「一直在做但一直沒做完」，這也是專案拖延最主要的來源。
- 04
照著檢查點走，卡住就回來重排
每兩三個任務會有一個停下來確認的點。到了就真的停下來看：這幾件真的做完了嗎、方向還對嗎。如果狀況變了，例如客戶延期、素材沒到，把新狀況講給它，它會重排剩下的順序，不用整份重來，也不用你自己重畫一次表。
實際對話長這樣
我要在兩個月內把公司官網改版好，同時開一個新的蝦皮賣場，人力只有我跟一個兼職設計。網站要換版型、重寫十頁文案、補三個作品集；蝦皮要上四十支商品。請先幫我看哪些事卡著哪些事，把不能同時做的排出先後，再切成一次做得完的小任務，每個任務寫清楚怎樣算做完。太大的任務請直接拆掉。每兩三個任務給我一個檢查點，最後告訴我哪裡最可能出事。
你會先看到一張先後關係：版型定案卡著十頁文案，商品定價卡著蝦皮文案，作品集跟這兩條都不相干可以一起做。接著是分成三階段的任務清單，第一階段是「把一支商品從建檔到能結帳完整跑一遍」，而不是「拍完四十支照片」。每個任務底下有兩三行驗收條件，階段之間有檢查點，最後附一張可能出事的地方：兼職設計的工時、客戶回覆速度。
幾個實用技巧
- 一定要講人力和時間限制，不然它排出來的順序很理想，但你根本做不完。
- 先讓一件事完整走通再複製到其他件，比每個環節都做一半安全很多。
- 任務名稱裡出現「和」這個字，通常代表那其實是兩件事，該拆成兩個。
- 檢查點到了就真的停下來看一遍，不要為了看起來有進度硬往下衝。