營運管理 · writing-plans
把企劃變成能發下去的執行單
把談定的企劃拆成一步一步的執行單，換人接手也不用重講一遍。
交代事情永遠要講三次。工讀生做出來不是我要的，外包交回來還要自己改，最後乾脆自己做比較快，但自己哪來那麼多時間。
這是什麼
企劃書講的是「要做什麼」，這個技能負責寫出「第一步做什麼、做完長怎樣才算過關」。它假設拿到單子的人完全不懂你的生意，所以每一步都寫得很明確：會碰到哪些東西、要準備什麼素材、怎麼確認做對了。寫完它會自己回頭對照企劃，看有沒有哪一條沒被排進去。
- 先盤點這件事會動到哪些東西：商品頁、後台、圖檔、對帳表，一樣一樣列出來
- 把工作切成兩三分鐘一步的小動作，不會出現「把商品上架」這種一句話大工程
- 每一步都寫清楚做完應該長什麼樣，做的人自己就能判斷過了沒
- 不會出現「細節之後補」「同上面第三項」這種偷懶寫法，每一項都寫完整
- 寫完自己對照原本的企劃檢查一遍，漏掉的直接補上去
- 標出哪些地方做完要先存一版，免得後面改壞了回不去
什麼時候用得上
新品上架流程寫成一張單
你有十二支新品要上蝦皮跟 momo。它把流程拆成：拍主圖、寫標題、填規格、設運費、排上架時段、開賣後第三天回頭看曝光。每一步標明誰做、大概多久、做完該長什麼樣。助理照著走，你只在中間跟最後各看一眼，不用整天被問。
接案專案發包給外包
客戶的官網改版談定了，你要發給三個外包。它把工作切成互不干擾的工單，每張寫明要交什麼檔案格式、尺寸、幾版、什麼時候交。你不用再跟每個人各講一次，也不會出現兩個人做同一頁、或兩個人都以為對方會做那一頁。
檔期籌備不再漏東漏西
雙十一前一個月。它把要做的事排成一張帶時間的執行單：素材什麼時候要好、廣告什麼時候開、客服話術什麼時候給業務看過、庫存什麼時候盤完。每個時間點都註明「這件沒做完會卡到誰」，卡住的時候你一眼就知道要先救哪一條。
怎麼用
- 01
先有一份談定的企劃再用它
這個技能不負責幫你想方向，它負責把已經決定的事變成能執行的單子。所以先用上一個技能把想法問清楚，或你自己把「要做什麼、給誰、什麼時候要」寫成一段話丟給它。方向還在飄的時候用，只會產出一張很詳細但方向錯的單子，改起來更累。
- 02
告訴它執行的人是誰、懂多少
這一步最關鍵。跟它說「執行的是剛來兩週的工讀生，不熟後台」或「是配合三年的外包設計師，知道我們的品牌規範」，寫出來的細緻程度差很多。不講的話它會預設對方完全不懂你的生意，每一步寫得極細，你可能會嫌囉唆。
- 03
檢查有沒有「之後再說」的地方
拿到單子先掃一遍，看有沒有哪一步只寫了要做什麼、沒寫做完該長怎樣。真的有就直接說「第五步太籠統，補上驗收標準」。這種模糊的一步，實際做的時候就是會來回問你三次的那一步，現在花三十秒補掉最划算。
- 04
貼到群組，做完一項打一個勾
單子的價值在執行時真的被拿出來用。每一項都是可以打勾的，做完就劃掉，誰做到哪裡大家都看得到。中間卡住就跟它說「第七步卡在攝影器材沒到」，它會把後面的順序重排，不用整張重寫，也不用你再口頭交代一次。
實際對話長這樣
我們決定十月要在 momo 上架八支新的香氛蠟燭，主打秋冬跟送禮。企劃已經定了：定價 590、走禮盒組、搭一檔滿千折百。請幫我寫一張執行單，執行的人是剛來一個月的助理，對 momo 後台不太熟。每一步要小到兩三分鐘做得完，寫清楚會碰到哪些東西、要先準備什麼素材、做完長什麼樣才算過關。不要出現「細節後補」這種寫法。寫完幫我對照企劃檢查一次，看有沒有漏掉的。
你會拿到一張分段的單子。開頭先列這次會動到什麼：八組商品圖、八份文案、後台商品建檔頁、運費設定頁、活動設定頁。接著是編號步驟，例如「第 3 步：主圖存成 800x800，檔名用品號加 01，放到共用資料夾的十月新品夾」，下一步是「打開後台商品建檔，貼上標題，確認字數沒超過上限」。每三到四步有一個停下來檢查的點，最後附一張漏項對照表。
幾個實用技巧
- 一定要講執行的人是誰。同一件事給老手跟新人，單子的詳細程度差很多。
- 單子太長就叫它拆成兩張，一張今天做完、一張明天做完，人比較不會放棄。
- 執行途中改了做法，回頭叫它更新單子，不要只在腦袋裡改，下次多半就忘了。
- 這張單子同時也是交接文件。人走了，下一個人照著單子走就能接手。