業務開發 · RFP Responder
拆解標案需求並判斷該不該投
把厚厚一本需求書拆成清單，標出必要條件，再算這案值不值得投
每次收到標案文件都幾十頁，看到第三天才發現有一條資格根本過不了。三個人熬夜寫完投出去，也沒下文。
這是什麼
收到標案須知、企業採購需求書或比稿邀請的時候，它會把整份文件拆成一條一條的要求，分成一定要有、有配分、加分用三種。再拿你手上的實績去對，哪幾條你有東西可以證明、哪幾條根本沒有，一次列清楚。最後給一個要投、找夥伴合投、還是這次先放掉的建議。
- 把幾十頁的需求書拆成逐條清單，標出繳件期限、份數和格式限制
- 分出哪些是資格門檻、哪些有配分、哪些只是寫來加分
- 每一條對照你的實績案例，標成有把握、勉強、完全沒有
- 整理出三到五個貫穿全案的主打論點，不是空話式的自我介紹
- 沒把握的地方明白列出來，不會幫你編一個實績湊數
- 依對手、關係深淺、有沒有現任廠商，估一個大概的機會高低
什麼時候用得上
政府標案文件三十頁看不完
投標須知加規格說明常常四五十頁，資格條件還散在不同章節。把檔案整份給它，它會列成一張表：哪幾條是硬門檻、哪幾條有配分、幾號幾點截止、要交幾份紙本。資格過不了的那一條第一天就會跳出來，不會寫到第十天才發現白做工。
客戶找了五家比稿要不要接
對方已經跟其中一家配合三年，你是後來才被找進去的。它會把這些都算進去：有沒有現任廠商、你是不是在需求寫完之後才進場、決策的人你認不認識，然後給一個機會高低的判斷。有時候答案就是不要投，把那三天留給另一個案子。
大公司採購丟來一份廠商評估表
一百多題的廠商評估表或資安問卷，題目又臭又長。它會逐題整理，能答的填上你的實際做法，答不出來的直接標出來，讓你決定要補件還是誠實說明。重點是照對方的題號和順序回，不要自己重排，評審是照他們那張表在打分數的。
怎麼用
- 01
先把需求文件整份給它
投標須知、規格書、評選辦法、附件表格全部給它，不要只挑你看得懂的那幾頁。它會逐條拆開，把「應」「須」這種硬性字眼和「宜」「得」這種彈性字眼分成兩堆，順便抓出截止日、份數、裝訂方式這些漏掉就會被扣分的細節。
- 02
把自己的實績攤開給它看
過去做過的案子、拿過的證照、客戶願意具名的推薦、可以查證的數字，整理一份給它。它會逐條標上有把握或沒把握，拿不出證據的說法會被歸到沒把握，不會自動變成有。這一步偷懶，後面整份提案寫出來都是空的。
- 03
想出三到五個主打論點
論點要站在對方的角度講，不是「我們是業界領導品牌」，而是「你們行銷部門不用加人，每季就多四支影片可以用」。它會檢查每個論點有沒有貫穿到兩條以上的需求，只出現一次的那個通常是拿來充版面的，會被單獨標出來讓你換掉。
- 04
投或不投，先講好標準
在看到案子之前先訂一條線，例如硬門檻要七成以上有把握、要有一個說得上話的窗口，再決定投不投。等到已經投入三天才在想值不值得，判斷就歪了。它會依現有條件給建議，最後拍板的還是你，它不會替你決定要押多少人力進去。
實際對話長這樣
我開設計公司，收到一份市政府觀光網站改版的招標文件，內容貼在下面。幫我做三件事：第一，把所有要求列成表格，標出哪些是資格門檻、哪些有配分、配幾分；第二，用我們做過的三個政府網站案子去對照，哪幾條有把握、哪幾條沒有；第三，我們沒跟這個單位合作過，以這個情況判斷值不值得投，並說明理由。
先給一張需求對照表，六十幾條要求逐條列出，硬門檻另外標記，旁邊寫上你哪個案子可以拿來當證明。接著是一份沒把握清單，其中兩條牽涉到資安認證，你手上沒有。最後是一段判斷：沒有既有關係、又有現任廠商在，機會偏低，建議找有認證的夥伴一起投，或這次先觀察。
幾個實用技巧
- 答題順序照對方的題號走，不要為了好讀自己重排，評審是照他們的表在打分。
- 沒有真實案例或證書可以佐證的說法就不要寫，被追問拿不出東西反而更慘。
- 哪幾題配分高就把力氣放在那裡，每題都平均用力，反而拿不到高分。
- 決定不投也是一種結果，省下來的三天可以拿去談成交機會更高的案子。